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Step 1 ペーパーレス化・デジタル化

ハイブリッドワークを実現するための第一歩は、ペーパーレス化・デジタル化。紙で蓄積していた情報をデータ化して、いつでも利用できるような環境を作ります。単に紙の情報をデジタルに移し替えるだけでなく、従業員が誰でも効率よく必要な情報を見つけられるようにすることが重要です。

ペーパーレス化

最初に手を付けたいのがペーパーレス化。クライアントへの提案書から社内向けの申請書まで、紙の書類を電子化し「会社に行かないとできない」をなくします。オフィスワーカーとテレワーカーが場所を問わず情報を探し、活用できる環境は必須です。

分散した情報の一元化

電子化した情報は、文書管理サイトを作ってクラウド上に一元化。「ここを探せば必ず見つかる」という状態を作ることで、検索スキルに関わらず、誰でも目的の情報にすばやくたどり着けるようになります。

蓄積した情報を有効活用

情報をタグ管理したり、チャットボットを使って話し言葉で検索可能にしたりと、利用シーンに応じて情報を引き出す方法を使い分けましょう。情報検索にかかる時間や、担当部門の問い合わせ対応といった業務上のムダを削減することで生産性が高まります。

電子化した情報は Microsoft 365 でクラウド化

ペーパーレス化・デジタル化を進める上で重要なのが、電子化した情報の管理方法です。いつ、どこからでも利用できるようにして、情報を有効活用しましょう。

Microsoft 365 を利用すれば、電子化した情報をクラウド上で一元管理可能。社内でもリモートワークや出先でも、同じように情報を閲覧・編集できるので、どこにいても同じように仕事が進められます。ファイルの公開範囲を会社全体、部門、チーム単位などと自由に設定でき、共同作業も効率的にできるようになります。

Discoveries InSite で電子化した情報を有効活用

ハイブリッドワーク導入ステップの第 1 段階「デジタル化」から、第 2 段階「効率化」と「生産性を向上」までの道のりを、最小の手間とコストで進めるクラウドサービスが「Discoveries InSite」です。DXを見据えた次世代社内ポータルのフレームワークでデジタル化した情報を効果的に活用できるようになります。

InSite は、SharePoint Online 上で利用できるアプリケーション。利用者の情報検索リテラシーに関わらず目的の情報を見つけられる「InSite 文書管理」、利用者のよくある質問にチャットボットで自動応答する「InSite ヘルプデスク」、全社や事業部、部門などでポータルを作って情報共有を促進する「InSite ポータル」などのサイトテンプレートにより、情報活用のための社内サイトを簡単に立ち上げることができます。