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Step 2 プロセス・マイニングと自動化による業務改善

紙の文書を電子化し、いつ、どこからでも情報を引き出せる体制ができたら、次のステップは業務改善です。業務プロセスがデジタルで完結するようになると、業務内容や効率をデータで検証できるようになります。業務全体を「見える化」し、ムダなルールや業務プロセスを見直したり、適切な情報を提供したりすることで情報・ヒト・時間を有効に活用し、生産性を高めることができます。

働き方を測定して適切にアドバイス

従業員の稼働時間や作業内容を測定することで、負荷が高すぎないか、得意苦手はわかりませんが「どんな業務に時間をかけているか」がわかります。従来の肌感覚に基づく指導ではなく、データに基づいて具体的にアドバイスしたり、対策を取ったりできるため、高い改善効果が期待できます。

チームを分析して改善

チームのコミュニケーションを可視化すれば、チームメンバーのつながりの強弱や各メンバーの状態、情報格差などが見えてきます。ハイブリッドワークで直接顔を合わせないことが増える分、状態を数値で把握して話を聞いたり周囲にフォローを促したりと、積極的にチーム力を高める動きをとることが大切です。

業務プロセスの見直しと自動化による生産性向上

デジタル化に伴い業務プロセスを見直していくと、ムダが見えてきます。これまでメールでやりとりしていた承認プロセスを Web アプリ化する、数値を一つひとつ手入力していた販売レポートを自動作成するなど、業務を自動化することで、生産性を高めることができます。

Microsoft 365 と Discoveries IntelliReport で業務プロセスを改善

チームで共同作業をするには、Microsoft Teamsが最適です。オンライン会議やチャット、オンラインストレージなどコラボレーションに必要なツールを備え、社内でもリモートワークでも、従業員の勤務形態にかかわらずスムーズに業務を進めることができます。

さらに IntelliReportを組み合わせると、時間・情報・ヒトなど業務に関わる情報をモニターして可視化が可能に。マネージャーは、業務プロセスのムダを見つけて見直したり、従業員の負荷を見ながら業務量や内容を調節したり、仕事のキーマンを見つけて適切に配置したりと、生産性を向上するためのさまざまな手段を取ることができます。

業務プロセスの改善点が見つかったら、自動化に着手しましょう。Power Automate は、単純作業や反復作業のような日常業務を自動化できるツールです。作業時間やコストを削減するとともに、ケアレスミスを防ぐことが可能です。

例えば、交通費や経費精算、出張申請、機器貸し出し申請といった承認フローを自動化するには Power Apps が最適です。これまで紙で処理していた各種申請を電子化することで、大幅な効率化を実現できます。