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各部署の入れ替え PC に対する要望を一通りヒアリングし終え、発注に向けて着々と準備を進める太郎くん。レノボの特色ある製品の数々で、それぞれの要望を満たすことができるようです。しかし、そこへ何やら相談事を抱えた人たちがやってきました。

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太郎「仲村部長、前園さん、お疲れ様です。何か相談事があるとのことでしたが、どうかされましたか？」

仲村部長「今回、大森くんが色々と社内の IT 環境を改善してくれているのに触発されてね、営業部でもこれを機に営業社員の生産性を上げるべく、仕事のやり方を変えてみようと、みんなで話し合っているんだよ。なぁ、前園！」

前園さん「そうなんだよ。まあ、いわゆる働き方改革という奴だね。今、営業部内で色々議論をしているんだけど、システム的な部分での改善方法がないか、大森くんの意見も聞いておきたくて来たんだ」

仲村部長「そうそう。例えば、会議の準備に手間がかかっているのを何とかできないかとか、会議自体も時間が長すぎるからもっと短くする方法がないかとか、営業先と会社の往復の時間をもっと有効活用できないかとか、外出中の営業社員と内勤社員の連携をもっとスムーズにできないかとか、あとそれから・・・」

前園さん「はい、ストップ！仲村部長、少し落ち着いてくださいね。だいたい会議の時間が長いのは、仲村部長の話が長いせいもあるじゃないですか。でも、まあ概ね今、仲村部長が言ったようなことで、実際僕も外出が多い日はそれだけで一日が終わってしまって事務作業が何日も滞ってしまったり、そのために残業をしなきゃいけなかったりすることが結構あるから、改善できるとすごく助かるんだけど、何か方法はありそうかな？」

太郎「なるほど、わかりました。うーん・・・そうですね、まず会議のやり方に関してですけど、これまでの会議のやり方を見ていると皆さん結構アナログですよね。今回の入れ替えでは、デスクトップ PC からノート PC になる内勤の方も増えますので、例えばこれまで紙で配布していた会議資料をデータで配布するようにして、会議に PC を持ち込んでもらえば、事前に印刷したりする手間が減ると思います。あと議事録もノートや手帳にメモして、会議後に席に戻ってから PC でまとめたりしていましたよね。会議中に直接 PC でメモするようにすれば、二度手間が減って、その分の効率もアップできるんじゃないでしょうか」

前園さん「確かにいくつもの資料を一つ一つ印刷するのって、意外と面倒だからそれが減らせるだけでもありがたいな。あと仲村部長は、すぐ会議中に追加の資料を取りに行かせるんだよね。でも、それもその場でファイルサーバーとかにアクセスすれば済むようになるってことだよね」

仲村部長「仕方ないだろう、会議中にふと思いついたりすることもあるんだから」

太郎「あははは。ちなみに内勤の方に使ってもらうのは、ThinkPad T470s っていう機種で、外回りの営業の方の機種に比べて一回り大きい 14 インチのものなんですけど、1.32 kg と軽いのでちょっとした会議のときとかでも、割と気軽に持って行ってもらえると思いますよ。あと指紋認証に対応しているので、どこでもサッと指一本でログインできますし、タッチ操作にも対応していて、資料をスクロールしたり、拡大縮小したりするのもスムーズにできるので、会議も進めやすいと思いますよ」

仲村部長「じゃあ、今度から会議の進行役は持ち回りにしても良いかもな」

太郎「次に、外出時の件ですけど、今回 PC の入れ替えと一緒にクラウド環境も整えますので、外出先からでも社内にいるのと同じようにシステムやデータにアクセスできるようになる予定です」

前園さん「おぉ、それは助かる！正直、見積書 1 枚作成するのにわざわざ会社に戻らないといけないのは、移動時間がもったいないなぁ、と思ってたんだよ」

太郎「はい、その分営業の方には、よりたくさんお客さんのところへ訪問していただいたり、直行や直帰をしやすくしてもらえればと思っています」

仲村部長「俺も得意先でつい話し込んで、会社に戻るのが遅い時間になったりすることがあるから助かるな」

前園さん「仲村部長の場合は、もう少し会話を手短にすれば良いんじゃないですか」

仲村部長「ぐぅ・・・」

前園さん「まあ部長の場合は、それで大型の案件とか引っ張り出してくるので良いんでしょうけどね。しかし、いくら事務処理とかが外出先でできるようになっても、会議のときとはやっぱり会社に戻ってくるしかないんだよね？」

太郎「そうですね。会議は顔を合わせてやった方がスムーズなことが多いと思いますので、できればそうしていただいた方が良いとは思います。ただ、Web 会議のシステムも入れますので、いざというときは外出先から会議に参加することもできるようになりますよ」

前園さん「それって、持ち歩く PC に付いているカメラとマイク、スピーカーを使うんだよな？屋外でもきちんと使えるのかな？」

太郎「そうですね、最近の PC は内蔵のものでも性能が高いので大丈夫だと思いますけど、音声に関しては今回 Jabra (ジャブラ) っていうヘッドセットを一緒に購入しますので、それを持ち歩いても良いですよ。コンパクトで持ち運びしやすいですし、ノイズキャンセル機能も付いているので聞き取りやすいと思いますよ」

前園さん「場所は外出先のカフェとかで、ってことなのかな？僕とかは良いかもしれないけど、仲村部長は声がデカいからなぁ・・・」

仲村部長「何だよ、俺だって、周りに気を使うぞ！少しは・・・」

太郎「あははは。まあ、最近は手軽に使える小規模な貸し会議室とかレンタルスペースなんかを使うこともできますし、中にはカラオケボックスとかがそういうスペースとして使ってもらうためのサービスをしていることもありますよ。ちょっと皆さんがよく行く場所に、そういうところがないか探しておきますね」

前園さん「なるほど、最近はそういうのもあるのか。でも、Web 会議って取引先で使っているのを見たことがあるけど、たまに慣れていない人がいたりして操作に手間取っていたり、会議室にいる人の声を拾いきれてなかったりするみたいだけど、その辺は大丈夫なの？」

太郎「安心してください。今回うちで導入する際には、会議室には ThinkSmart Hub 500 っていう専用の機器を設置します。それには 360 度マイクを内蔵していて、会議室全体の声を拾うことができますし、タッチパネルで一通りの操作ができるんです。しかも、PC をそれに接続すれば画面の共有も簡単にできるので、外出先から参加している人や支店から参加している人との情報共有が今までよりもスムーズにできるようになると思いますよ」

仲村部長「よし！大森くん、色々とありがとう。これからどういう風に会議とか外出先での仕事をしたら良いか、少しイメージが湧いたよ。またもう少し営業部内で話し合ってみるから、また何かあったら相談に乗ってくれ」

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