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テレワークや在宅勤務といった勤務形態の導入が進むなか、仕事を進めるうえで欠かせない会議の形式にも変化が見られています。昨今、取引先への訪問が難しい状況や在宅勤務者を交えたやり取りが増える中、注目を集めているのが、「オンライン会議」です。

本記事では、遠隔会議手段の1つであるオンライン会議について、テレビ会議との比較を交えつつ、そのメリットや懸念点をご紹介します。

導入を検討されている方、オンライン会議のイロハを知りたい方はぜひご一読ください。

テレワークとともに注目を集めるオンライン会議

インターネットを介して取引先や支社などと遠隔で会議を行う「オンライン会議」は、新型コロナウイルスへの感染対策として話題となる前から、働き方改革を支えるシステムの1つとして注目を集めていました。

オンライン会議が導入される以前は、会社の支社間で会議や状況報告などを行う場合、支社ごとにテレビ会議を行うための設備を整えなければなりませんでした。また会議を行うためには事前に会議室を予約しなければなりませんし、新たにテレビ会議システムを導入する場合は時間も費用もかかってしまうのがネックとなっていました。

しかしオンライン会議であれば、大規模な準備を必要としないうえ、自宅やオフィスのパーソナルスペースから会議に参加できます。遠隔会議に参加しやすくなることで、より円滑な業務進行が期待されています。

また、従来であれば移動時間 や交通費が懸念点とされていた遠方の取引先とのやり取りも、オンライン会議によってその機会が増加しつつあります。

オンライン会議とテレビ会議の違いを表で比較

遠隔で会議を行う会議システムとしては、「オンライン会議」以外に「テレビ会議」も存在します。
オンライン会議とテレビ会議の違いを、以下に表でまとめました。

表を左右にスクロール(スワイプ)できます

比較項目

オンライン会議

テレビ会議

導入時の作業や専用機器の有無

機器の設置や作業などは不要でカメラやマイクなどがあればすぐに利用できる

会議室などに専用の機材を設置したり工事を行ったりする必要がある

利用可能なデバイス

パソコン、  スマートフォン、タブレット

専用機材

利用できる場所

場所を選ばずにどこからでも利用可能

会議室などの専用機材が設置してある場所

想定利用シーン

会議に限らず商談や朝礼などでも利用可能

主に会議の際に利用される

導入コスト

比較的安価(無料で利用可能なものもある)

比較的高価(10数万円必要な場合もある)

独自機能

映像と音声でのやりとりのほかに、資料や動画の共有なども可能

基本的には映像と音声でのやりとりのみ

外部接続の可否

インターネット接続環境があれば外部からの接続も可能

相手側にも専用の機材が必要

2つの会議システムを比較すると、テレビ会議のシステムは会議を行うことに特化されたものであり、その分音質や画質は非常に優れています。しかし、導入のしやすさや利用シーンの柔軟性などにおいては、オンライン会議に軍配が上がると言えそうです。

主なオンライン会議ソフト

オンライン会議はパソコンやスマートフォン、タブレットなどさまざまなデバイスで利用できますが、導入・実施には「会議用のソフトウェア」が必要になります。

本記事では代表的なオンライン会議ソフトとして、「Zoom」、「Cisco Webex」、「Microsoft Teams」の特徴を、以下でそれぞれ説明します。

Zoom

Zoomビデオコミュニケーションズが提供するZoomは、データ通信量を抑えながら高画質で映像のやり取りができるよう設計されているのが特徴です。そのため、会議の参加人数が多い場合でも安定した接続を保つことができます。

またZoomでの会議・通話は、LINEのような一般的に使われているメッセンジャーソフトと異なり、事前にアカウントを取得する必要がありません。加えて、主催者がURLを送る(※)だけ で簡単に会議へ招待参加できるシステムになっているのも、導入へのハードルを下げるポイントのひとつと言えるでしょう。

また、Zoomは「ウィンドウ単位での画面共有」という便利な機能を持っています。パソコン画面のなかで表示させたい部分だけを共有できるので、画面共有時の情報流出防止などにも役立つ機能です。

Zoomは無料で利用することも可能ですが、無料版では3人以上の会議が40分までに制限されています。有料版にアップグレードすることで、無制限で会議を行えるようになります。

※:主催者が会議にパスコードを設定している場合、別途パスコードを入力する必要があります。

Cisco Webex

シスコシステムズが提供するオンライン会議用ソフト「Cisco Webex」は、セキュリティの高さが特徴です。

例えば、自動ロック機能による会議室への入室制限、ユーザーの招待状転送防止機能などを備えており、外部からの不正アクセス、意図しないユーザーの入室を防げるようになっています。

また、ミーティング中に共有したファイルに「ダウンロード用のパスワード」を設定可能です。これを活かせば、オンライン会議でファイルを共有する際に一部の参加者のみにダウンロードを許可することもできます。

このように、Cisco Webexにはセキュリティ問題を解決する様々な機能が備えられており、企業が安心して導入できるソフトのひとつとなっています。

Microsoft Teams

Microsoft Teamsも、「Office 365 Business」の一部としてMicrosoftが提供しているソフトです(単体での契約も可能です)。Skype for Businessとの互換性を持ち、Skype for Businessを導入している企業とは直接チャットや会議を行うことができます。

Microsoft Teamsでは最大300人まで参加可能な会議を開催できるので、大人数での会議にも問題なく対応可能です。

Office 365を利用している場合は既にTeamsがプランに含まれているため、追加料金なしで利用できることも見逃せません。また、Zoomと同様にアカウント作成無しで会議に参加できるため、商談時などに先方への事前準備をお願いする必要がないというメリットも持っています。

オンライン会議に必要なもの

オンライン会議を行うためには上述したようなオンライン会議ソフトが必要ですが、そのほかにも必要なものがいくつかあります。
オンライン会議を行うにあたって必要なものについて、以下で詳しく説明していきます。

オンライン会議ソフト(アプリ)をインストールした端末

オンライン会議に参加するためには、オンライン会議ソフトやアプリをインストールして、アカウントを作成(※2)し利用できる状態にしたパソコン、スマートフォン、タブレットなどの端末が必要です。

パソコンは、スマートフォンやタブレットなどに比べると画面が大きめなので、参加者の表情や画面に表示された資料が見やすいのがメリットです。

スマートフォンやタブレットはパソコンよりも持ち運びが容易なので、場所を問わず会議に参加できます。

資料などを共有したい場合は、画面共有時に操作を行いやすいパソコンを利用して会議に参加するのがおすすめです。

※2:アカウント作成の必要がないソフトもあります。

カメラ

オンライン会議には音声のみで参加することもできますが、顔を見せながら通話をしたい場合はカメラが必要です。

最近ではカメラが内蔵されているパソコンも多いため、そちらのカメラを利用してもよいですが、専用のカメラを利用することでより高画質での通話が可能になります。

画質が優れているほうが会議も円滑に進みやすいため、参加者ができるだけ快適な状態で会議に参加できることを考えると、専用カメラを利用するのがおすすめです。

マイク・スピーカー(ヘッドセット)

マイクやスピーカーも、カメラ同様にパソコンに内蔵されていることが多いですが、パソコンに内蔵されているマイクを使うとハウリング(反響音)が発生してしまう可能性があります。

集団で会議を行う場合や商談などのようにクリアな音質で通話したい場合は、それぞれがヘッドセットを使用するほうがよいでしょう。

スピーカーフォン

オンライン会議では、会議参加者がそれぞれ別の場所にいる場合もあれば、何人かは同じ場所から会議に参加する場合もあります。

複数人が1つの場所に集まって会議に参加する場合は、スピーカーフォンがあると便利です。

ヘッドセットを人数分用意しなくてもスピーカーフォンが1つあればOKなので、コストや手間の削減にもつながります。

オンライン会議の懸念点

利便性の高さやコストパフォーマンスのよさが注目されているオンライン会議ですが、いっぽうでいくつかの懸念点も存在します。

ここからは、オンライン会議を行うにあたっての懸念点3つを挙げつつ、その解決策をご紹介していきます。

音質や画質が不安定になる可能性

会議参加者の通信環境に問題があると、音質や画質が悪くなって会議が円滑に進みにくくなってしまいます。

オンライン会議を行う場所として利用されやすいのは会議室や作業スペース 、自宅などですが、そういった場所に届く電波の強度が不足している場合は要注意です。

オンライン会議に参加する際の推奨回線環境を提示したり、あらかじめモバイルWi-Fi (無線LAN )ルーターを支給したりするといった対策を検討しましょう。

機材の持ち運びが必要

オンライン会議は、ソフトをインストールしたパソコンなどがあればどこからでも会議に参加することができますが、逆に言えば会議に参加するためにはそれらの端末を持ち運ばなければならないということでもあります。

また、ヘッドセットやスピーカーフォンなどのような周辺機器を利用して会議に参加する場合、端末以外にもそうした周辺機器 を持ち歩かなければなりません。

持ち運びの手間を抑える方法としては、会議室にあらかじめヘッドセットなどを複数個用意しておくといった方法が考えられますが、衛生面や盗難リスクなどに配慮する必要があります。

一定のPCスキルが必要

Zoomなどのオンライン会議ソフトで画面共有の操作を行ったり、通話音質の設定を行ったりするためには、多少のPCスキル・知識が必要になります。

会議の機会はPCスキルを問わず誰にでもあるため、オンライン会議を導入する際には、知識・経験の乏しい社員に向けた講習会が必要となるかもしれません。

「ThinkSmart Hub」でオンライン会議をシンプルかつ円滑に導入!

  • Lenovoの「ThinkSmart Hub for Microsoft Teams Rooms」は、前述したさまざまな懸念点を解決できるツールです。

    会議室に設置すれば、シンプルかつスムーズにオンライン会議環境を構築でき、PCスキルを問わずに誰もが簡単にオンライン会議を活用することができます。

    以下では「ThinkSmart Hub for Microsoft Teams Rooms」の魅力を、「使い心地」と「充実の機能」の2点から紹介します。

コンパクトかつシンプルなデザイン

「ThinkSmart Hub for Microsoft Teams Rooms」は、ディスプレイとスピーカーとマイクを搭載したスマートデバイスで、コンパクトにまとまったデザインとなっているため、会議室のテーブルにおいてもスペースを圧迫しません。

モニター部分は回転させることができるので、操作するためにわざわざ席を移動する必要がないのも、使いやすいポイントと言えるでしょう。

また、一度セッティングを完了させてしまえば、その後は自分のパソコンだけで会議に参加可能です。会議のたびに毎回設定を行う必要はありません。

さらに直感的に分かりやすいUI(ユーザーインターフェース )を採用しており、PCスキルがあまり高くない方でも迷うことなく操作可能です。

円滑な会議進行をサポートする充実の機能

デバイスには集団でのオンライン会議にも対応したソフト「Microsoft Teams Rooms」がプリインストールされており、設定後はワンタッチですぐに通話を開始できます。

さらに、「ThinkSmart Hub for Microsoft Teams Rooms」に接続したHDMIケーブルをPCに差すだけで画面共有機能を利用できます。PCでの操作を必要としないため、PCスキルを問わず画面共有機能を利用でき、幅広い社員がオンライン会議を活用可能です 。

外部接続用のケーブルを管理する独自のコネクターを採用しているのも特徴の1つです。電源やHDMIなどのケーブルを1本にまとめられるため、ケーブルの紛失や脱着事故防止につながります。

数多くのメリットや使いやすい特徴によって、オンライン会議ならではのメリットを最大限に生かせる「ThinkSmart Hub for Microsoft Teams Rooms」。オンライン会議導入を検討されている担当者の方は、ぜひ一度導入をご検討ください。

まとめ

働き方改革や新型コロナウイルスへの感染対策として、テレワークや在宅勤務の導入が進む昨今、オンライン会議は会議形式の主流となる可能性が高くなっています。

一般的にオンライン会議を行うためには、オンライン会議用のソフトをインストールしたパソコンなどの端末や、カメラ・ヘッドセットなどを一定数用意しなければなりません。これらをすべて導入するのは手間・コストが必要です。

また、社内の会議室に複数人が集まって外部とやり取りをするケースや、会議室と在宅勤務者が会議をする際などには、機材運搬の手間や音響面のトラブルも想定されます。

こうした問題を解決するには、オンライン会議に特化したデバイスの導入がおすすめです。オンライン会議環境の導入を検討されている方は、シンプルかつスムーズにオンライン会議を実施できる「ThinkSmart Hub for Microsoft Teams Rooms」の利用をぜひご検討ください。

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